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Vous êtes hôte et souhaitez simplifier votre gestion location saisonnière ? Il existe de nombreuses pistes simples à mettre en œuvre pour gagner du temps dans votre gestion quotidienne. Entre techniques classiques et numériques, voici quelques pistes à prendre en compte pour améliorer la gestion de votre location saisonnière. Fort de notre expérience dans le secteur des locations de vacances, Toploc a compilé pour vous toutes les informations cruciales pour vous faire gagner du temps.
📌 Offert : Télécharger notre modèle d’état des lieux location saisonnière gratuit – plus bas dans l’article, formats .PDF et .DOC 👇
Quels sont les meilleurs Channel Manager ?
Nous avons sélectionné les meilleurs channel manager pour location saisonnière. Notre préférence va pour Holidu qui nous semble la solution la plus adaptée du marché à ce jour.
Gestion location saisonnière : avant la location
Choisir ses canaux de communication
La première chose à ne pas négliger et bien sûr d’être présent sur internet grâce à un site internet dédié. Celui-ci vous permettra d’avoir une vitrine et de transformer vos visiteurs en clients. Bien sûr, il est crucial de pouvoir réserver directement sur votre site internet mais ne négliger tout de même pas les autres types de réservations.
Donner le maximum de visibilité à son annonce
Vous disposez déjà d’un site internet dédié à votre location ? C’est bien mais vous ne devriez pas négliger la mise en ligne de votre hébergement sur les différentes plateformes : centrales de réservation et annuaires de visibilité comme Toploc. Il est très important que votre annonce de location saisonnière soit la plus visible possible.
Gérer son planning
Comment éviter les réservations multiples ? Comment réagir face à des annulations de dernière minute ? La gestion du planning de location saisonnière peut s’avérer fastidieuse et chronophage. Surtout si vous gérez plusieurs gites, chambres d’hôtes, maisons ou appartements. Chez Toploc on vous recommande d’opter pour un calendrier digital et de synchroniser l’ensemble de vos calendriers entre eux grâce à la technologie iCal. Par ailleurs on vous recommande d’éviter l’acceptation automatique des réservations voyageurs afin que vous puissiez contrôler qui vient chez vous.
A lire : Synchroniser son calendrier Airbnb, Booking et … avec Toploc
Gestion location saisonnière : pendant la location
Accueillir les voyageurs en personne et remettre les clefs
L’accueil des voyageurs et la première impression que vous donnez aux voyageurs est souvent cruciale. Chez Toploc nous recommandons un accueil en personne car vous êtes le coeur du réacteur de votre activité. C’est chez vous que les voyageurs se rendent et ils auront à coeur d’entendre de vive voix vos recommandations sur les activités à faire aux alentours. Pour réaliser un accueil du tonnerre, nous avons résumé quelques conseils pratiques dans cet article.
A lire : Comment réussir votre accueil locataire et voyageur ?
Faire l’inventaire et l’état des lieux location saisonnière
Soyez vigilants sur l’entrée des voyageurs dans votre location de vacances. Ne négligez pas l’état des lieux et l’inventaire des équipements que vous mettez à leur disposition. Faites le tour de votre location saisonnière ensemble et consignez les éléments sur le modèle d’état des lieux location saisonnière que nous mettons à votre disposition. À télécharger ici :
📌 Noter : Pour aller plus loin sur ce sujet, voici deux des sources importantes que nous avons utilisées : article L342-2 du Code du tourisme et l’article 1731 du Code Civil.
Organiser le départ et le ménage
Le départ des voyageurs est toujours l’étape “stressante” du séjour. Il faut d’abord conjointement faire le tour de la location et réaliser l’état des lieux de sortie. Puis rapidement organiser le ménage et remettre en ordre pour les locataires suivants. Votre femme de ménage est bel et bien le bras droit de votre location saisonnière. Voici nos trucs et astuces sur le sujet.
A lire : Femme de ménage, le bras droit de votre location saisonnière
Gestion location saisonnière : logiciels de gestion
A quoi servent les logiciels de gestion de location saisonnière ?
Élément indispensable, les logiciels de gestion de location saisonnière – ou channel manager en anglais – permettent à l’hôte de synchroniser et gérer l’ensemble des informations nécessaires. Ces logiciels sont paramétrables et permettent de gérer les annonces, les descriptions, les prix, les promotions, les cartes-cadeaux ainsi que votre fichier client. En tant qu’hôte vous pourrez piloter votre activité. C’est à dire que vous pourrez bloquer des dates du calendrier, proposer différents forfaits, vendre des services supplémentaires. C’est un outil complet qui permet de vendre plus et de gérer vos réservations simplement.
Comment choisir votre logiciel de gestion de location saisonnière ?
Le mieux est de choisir un logiciel de gestion de location saisonnière qui permet une synchronisation totale. Vous gagnerez ainsi beaucoup de temps et le risque d’erreur sera presque inexistant. Il est important de bien se renseigner afin de découvrir ce que permet un logiciel de gestion de location saisonnière performant et ainsi ne pas regretter son investissement par la suite. Il est important également de comparer, en plus des fonctionnalités, les différents frais relatifs à chaque logiciel de gestion afin de faire le bon choix. Côté budget comptez environ 50€/mois pour l’abonnement à un logiciel de gestion de location saisonnière.
Quels avantages pour les logiciel de gestion de location saisonnière ?
La plupart des logiciels de gestion de location saisonnière se synchronisent avec des plateformes de réservation en ligne. Ainsi, vos disponibilités et prix seront diffusés instantanément et automatiquement sur des plateformes comme Airbnb, Booking, Expedia et Toploc. Pensez à vérifier également les frais supplémentaires engendrés par le couplage de votre moteur de réservation avec les distributeurs. Chez Toploc c’est absolument gratuit.
Top 5 des channel managers selon Toploc
Nous avons publié récemment notre étude sur les meilleurs channel managers pour location saisonnière. Nous n’avons pas pu essayer l’ensemble des logiciels de gestion de location saisonnière présent sur le marché. L’offre est trop grande. Toutefois nous avons comparé en détails les solutions suivantes : Lodgify, Smoobu, Amenitiz, Eviivo et Elloha.
A lire : Top 5 des Channel Manager pour location saisonnière (2023)
Les moyens classiques pour gérer vos réservations
Le téléphone, simple et indémodable
Utilisé depuis toujours le téléphone est le moyen le plus simple pour prendre une réservation. Pour faire une réservation, le voyageur devra vous contacter pour connaitre les tarifs et disponibilités. Même si ce type de réservation a des avantages comme le contact humain, la réponse personnalisée selon la demande du client mais également la possibilité de garantir la réservation de multiples façons, il a aussi des inconvénients ! Ce type de réservation demande du temps et peut rebuter certains clients avec par exemple la barrière de la langue. De plus, les internautes ont pris des habitudes différentes avec internet et les applications de voyage. Cependant, il est important de ne pas négliger cette manière de réserver.
Les emails pour une trace écrite des échanges
La mise à disposition d’un email de réservation est également pertinente. L’avantage des emails est de garder un écrit de la réservation et de l’éventuel échange ce qui permet de gérer vos réservations plus facilement. Cependant, les demandes peuvent parfois être incomplètes ce qui demandera quelques échanges et donc une perte de temps pour valider la réservation.
Formulaire de réservation pour un maximum d’informations
Le formulaire de réservation est un outil à ne pas négliger ! L’internaute qui se rend sur votre site rempli un formulaire où il renseigne des cases souvent obligatoires afin que la demande soit complète. Si vous n’avez pas de moteur de réservation sur votre site, c’est une bonne alternative. Une fois la demande reçue, vous pourrez contacter l’internaute et lui faire une proposition personnalisée. Les principaux avantages sont le coût de fonctionnement très faible et le fait que vous pouvez donner un tarif personnalisé à votre futur client en prenant en compte ses différents besoins. Vous pourrez également dans votre réponse proposer des services supplémentaires et ainsi guider au mieux votre futur client afin qu’il puisse partir tranquillement en vacances.
Guillaume pour Toploc
